Elektronische Akte
Nutzen Sie dieses Instrument zur Vereinfachung und Rationalisierung Ihrer dokumentenbasierten Prozesse. Unabhängig vom Arbeitsplatz haben Sachbearbeiter jederzeitigen und über Rechte geregelten Zugriff auf das Dokument, sobald es in digitaler Form verfügbar ist. So sparen Sie Zeit, Geld und nicht zuletzt Platz. Risiken wie Missbrauch oder Dokumentenverlust werden minimiert. Die Elektronische Akte ist bei Bestandsakten mit häufigen Zugriffen sehr hilfreich: Patienten-, Personalakten oder Mitgliederkarteien können so effektiv verwaltet werden. Umlaufakten wie Entscheidungsvorlagen oder Genehmigungssachen laufen erheblich schneller durch die Instanzen.

Dokumentenlogistik
Sprechen Sie mit uns über alle Dienstleistungen, die mit Transport, Lagerung, Vernichtung und Entsorgung  von Dokumenten zu tun haben. Größten Wert legen wir auf die Sicherheit der Dokumente: Sowohl bei der Abholung als auch bei Transport oder Verarbeitung achten unsere geschulten und auf Datenschutz vereidigten Fachkräfte auf Vollständigkeit und Zugriffssicherheit des Materials. Es werden plombierte Behälter und spezielle Transportfahrzeuge eingesetzt; die Entsorgung und Dokumentenvernichtung erfolgt mit zertifizierten und verlässlichen Partnern. Zudem gewährleisten wir, dass auch während der Bearbeitung bzw. Lagerung Sie jederzeit Zugriff auf die Originale haben.

Poststelle
So beschleunigen Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement: An der Poststelle fallen besonders viele Schriftdokumente zugleich an. Diese an die zuständigen Mitarbeiter zu leiten und anschließend schnell zu bearbeiten, ist nicht immer eine leichte Aufgabe. Wir setzen bereits bei der Anlieferung an: Der Posteingang wird zentral eingerichtet und an Ort und Stelle digitalisiert, zugewiesen und per Datentransfer an die Zieleinheiten geleitet. Dies spart gegenüber hausinternen Postwegen erhebliche Ressourcen ein und führt zu schnelleren Ergebnissen.

Dokumentenverarbeitung
Das Herzstück der Digitalisierung – Vivento wandelt analoge Dokumente in Dateien um – aus nahezu jedem Format in fast beliebiger Menge. Papierdokumente wie Schriftpost, Faxausdrucke, Urkunden, Bücher oder zum Beispiel EKG-Streifen verarbeiten unsere Spezialisten ebenso wie Bildmaterial, etwa Fotos, Dias oder Röntgenaufnahmen. In unseren Standorten erreichen wir Höchstgeschwindigkeiten im Massenscannen von Standardformaten – ebenso erfassen wir vor Ort empfindliche oder nicht transportable Dokumente, etwa aus historischen Archiven.

Projektmanagement
Vertrauen Sie auf unser effizientes Projektmanagement, insbesondere bei großen Volumina. Sollen umfangreiche analoge Bestände digitalisiert werden, so muss eine straffe Abwicklung in kurzer Zeit erfolgen, ohne dass Sie den Zugriff auf die Dokumente verlieren. Wir haben unsere Leistungsfähigkeit bei Großprojekten ebenso unter Beweis gestellt wie bei besonders sensiblen Datenbeständen. Ideal läuft ein Projekt, wenn Sie auch mitten in der Projektdurchführung weiterarbeiten, als sei nichts geschehen.

Prozessdesign und Workflow-Optimierung
Entwickeln Sie mit uns eine umfassende Lösung aus einem Guss für Ihre Prozessverbesserung. Häufig ergeben sich Optimierungen auch im Laufe eines Auftrages, etwa wenn große Auftragsvolumina oder komplexe Strukturen zu bewältigen sind. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Prozessverbesserungen und ermitteln Rationalisierungspotenziale etwa in der Aktensystematik, im Dokumentendurchlauf oder in Formatierung und Archivierung.

Datenredaktion
Hier geht es um das Anreichern von Dateien mit Informationen. Erst wenn das elektronische Dokument mit aussagekräftigen Schlagworten und Metadaten versehen ist, kann es einheitlich abgelegt bzw. per Stichwortsuche aufgerufen werden. Datenredaktion heißt aber auch Überprüfung, Vereinheitlichung, Systematisierung und Qualitätskontrolle. Für diese Aufgabe beschäftigen wir qualifizierte, auf die Aufgabe geschulte und verlässliche Teams, die sich einer Null-Fehler-Strategie verschrieben haben.

Archivierung und Hosting
Die Archivierung und das Hosting großer Datenmengen kann schnell einen wichtigen Kostenfaktor darstellen. Dies betrifft etwa die Lagerung von Originalen, die nicht vernichtet werden dürfen: Hier stellen wir speziell gesicherte Lagerräume zur Verfügung. Aber auch die Speicherung digitalisierter Daten auf Servern und die Einrichtung von Zugriffsmöglichkeiten ist eine Aufgabe, die wir gemeinsam mit Technikpartnern wie der T-Systems für Sie übernehmen.